Démarches qualité en entreprise : Pourquoi choisir la qualité plutôt que la quantité?

Salut à toi, intrépide entrepreneur, solopreneur en herbe, artisan, commerçant du succès ou assistante administrative à l’affût de l’excellence !

Si aujourd’hui tu ne sais pas comment mettre en place une démarche Qualité au sein de ton entreprise, que tu hésites entre :

• proposer une quantité importante de produits, de services ou
• mettre en place des actions concrètes pour pérenniser ton activité sur le long terme.

Je vais te partager ma vision de la situation pour t’aider à faire ton choix.

Imagine un instant que tu te trouves au départ d’une course. 

Le monde des affaires, c’est un peu comme une course de fond, où l’objectif n’est pas seulement de franchir la ligne d’arrivée, mais de le faire en beauté, en laissant une empreinte durable.

C’est là que la qualité entre en scène. 

Nous allons découvrir ensemble, l’univers exaltant de la qualité et explorer pourquoi choisir la qualité, c’est un peu comme s’entraîner pour une course de marathon plutôt que de sprinter sur un coup de tête.

Que tu sois en train de bâtir ton empire entrepreneurial, que tu sois le fier propriétaire de ta petite entreprise, ou que tu œuvres en coulisses en tant qu’assistante administrative déterminée à soutenir la réussite, la qualité peut être ton meilleur allié.

Alors, enfile tes baskets, prépare-toi mentalement, car nous allons courir ensemble vers l’excellence entrepreneuriale et découvrir comment la qualité peut devenir ton atout maître.

Prêt à faire ce sprint ?

Les risques liés à une approche axée sur la quantité

Lorsque l’on adopte une approche axée sur la quantité, il est tentant de vouloir produire rapidement et en grande quantité. 

Cependant, cette stratégie comporte des risques importants qui peuvent avoir des conséquences néfastes pour ton entreprise ou ton travail quotidien.

Dégradation de la qualité

L’un des risques les plus évidents est la tendance à sacrifier la qualité pour augmenter sa production, ses résultats ou son chiffre d’affaires. Les produits, les services ou les tâches administratives peuvent devenir médiocres, ce qui peut entraîner la déception des clients et la perte de leur confiance.

Clientèle insatisfaite

En fournissant des produits ou des services de moindre qualité dans le but de satisfaire un grand nombre de clients, tu risques de voir une augmentation du nombre de retours, de plaintes et d’insatisfactions. Les clients sont de plus en plus exigeants et recherchent la qualité. Sacrifier celle-ci peut conduire à une perte de clientèle.

Coûts cachés

Une approche axée sur la quantité peut sembler économique à court terme, mais elle peut entraîner des coûts cachés à long terme. Cela inclut les coûts liés aux retours, aux réparations, à la gestion des plaintes et à la réputation ternie, qui peuvent finalement s’avérer plus élevés que les économies réalisées.

Image de marque compromise

Une réputation de qualité est souvent un actif précieux pour une entreprise. En privilégiant la quantité, tu risques de compromettre cette image de marque, ce qui peut être difficile à réparer. Les entreprises et les professionnels renommés sont souvent ceux qui ont fait de la qualité une priorité.

Stress et épuisement 

Travailler constamment dans l’urgence pour produire davantage peut conduire à un stress accru et à l’épuisement professionnel. C’est le cas pour toi mais aussi pour ton équipe. Cela peut avoir des conséquences néfastes sur la santé mentale et physique, ainsi que sur ton business tout entier.

En résumé, bien que l’approche axée sur la quantité puisse sembler attrayante pour atteindre rapidement des objectifs financiers, elle comporte des risques importants. Opter pour la qualité, même si cela signifie un rythme de production légèrement moins rapide, peut souvent être la stratégie la plus durable pour maintenir la satisfaction des clients, préserver la réputation de l’entreprise et éviter les coûts cachés à long terme.

Comment les assistantes administratives peuvent soutenir la mise en place des démarches qualité en entreprise?

Les assistantes administratives jouent un rôle vital dans la quête de la qualité au sein d’une entreprise. Cela est valable que tu sois artisan, commerçant ou freelance.

Leur expertise et leur engagement peuvent faire la différence entre une opération médiocre et une opération de qualité exceptionnelle. 

Voici comment ces partenaires de choix peuvent contribuer à promouvoir la qualité :

Communication transparente

Une assistante administrative est souvent le points de contact clés entre les clients, les fournisseurs et l’entreprise. En assurant une communication claire et transparente, elle élimine les malentendus et s’assure que les attentes des clients sont bien comprises.

Gestion efficace des processus

Elles peuvent mettre en place des processus internes, en veillant à ce que le travail soit efficace et que les tâches soient accomplies de manière cohérente. Cela garantit une meilleure qualité dans l’exécution des tâches. Si tu souhaites allez plus loin et développer cette partie, vas vite lire mon article sur les processus.(rajouter lien quand article publié)

Collecte et analyse de données

La collecte de données et l’analyse de performances sont essentielles pour l’amélioration continue. Les assistantes administratives peuvent aider à recueillir des données pertinentes, à les analyser et à présenter des rapports pour identifier les domaines où des améliorations sont nécessaires.

Priorisation des tâches

En gérant les priorités et en attribuant les ressources de manière efficace, les assistantes administratives permettent à l’entreprise de se concentrer sur les aspects critiques de la qualité, plutôt que de se disperser sur des tâches secondaires.

Formation et sensibilisation

Les assistantes administratives peuvent également jouer un rôle clé dans la formation du personnel et la sensibilisation à l’importance de la qualité. Cela peut contribuer à créer une culture d’entreprise axée sur la qualité.

Mes conseils pour les assistantes administratives sur les démarches qualité

Si tu es une assistante administrative cherchant à offrir un service exceptionnel, voici quelques conseils pour t’aider à briller dans ton rôle :

Compréhension approfondie de l’entreprise

Prends le temps de comprendre les objectifs et les valeurs de l’entreprise ou du client que tu soutiens. Apprends à parler le même langage que ton interlocuteur. Cela te permettra de mieux aligner ton travail sur leurs besoins spécifiques.

Compétences techniques

Reste à jour avec les dernières technologies et les meilleures pratiques dans ton domaine. Une expertise technique solide te permettra de fournir un service de meilleure qualité. Tu peux aussi chercher des « Business friends » et travailler en équipe pour avoir les meilleures expertises de chacune.

Gestion du temps efficace

La gestion du temps est cruciale pour l’efficacité. Utilise des outils de gestion du temps pour planifier tes tâches et éviter les retards. J’imagine que tu connais déjà Notion, Asana et Trello pour gérer des projets collaboratifs.

J’ai d’autres articles sur le sujet sur mon blog, jettes-y un coup d’oeil!

Proactivité

Anticipe les besoins de ton client ou de l’entreprise et propose des solutions avant même qu’ils ne se posent des questions. En étant force de proposition, tu augmenteras la confiance et la satisfaction de ton client. C’est ainsi que je fonctionne et que petit à petit j’aide dans la stratégie d’entreprise, je peux faire évoluer mes conseils et améliorer mes expertises clients.

Formation continue

Investis dans ta propre formation continue pour rester à jour dans ton domaine. Plus tu es compétente, plus tu pourras offrir un service de qualité. Cela peut commencer par lire des articles, regarder des vidéos YouTube ou écouter des podcasts.

Pour information, quel que soit ton statut, si tu as cotisé à l’URSSAF, tu peux prétendre à des prises en charge pour des formations avec des organismes certifiés Qualiopi.

En tant qu’assistante administrative, ta capacité à soutenir les démarches qualité peut faire la différence dans le succès d’une entreprise ou de tes clients. En adoptant une approche proactive et en travaillant en étroite collaboration avec eux, tu peux aider à créer une expérience exceptionnelle qui fidélise la clientèle et renforce la réputation.

La roue de Deming ou PDCA

Si tu souhaites en savoir plus, je t’invite à découvrir le principe de la roue de Deming ou PDCA et les 4 phases qu’elle contient : Planification, Do it/faire, Check/vérifier et Act/Agir. Voici une vidéo d’1min pour expliquer le principe que tu pourras appliquer au quotidien dans ta démarche qualité en entreprise.

https://www.youtube.com/watch?v=IwQxegP4YvE

Pour finir, je vais te parler de ma propre expérience, elle m’a appris que choisir la qualité sur la quantité est bien plus qu’une simple stratégie professionnelle. C’est une philosophie de vie qui privilégie l’authenticité et la confiance. J’ai pris des décisions difficiles en refusant des contrats et en mettant fin à des collaborations lorsque je sentais que mon intégrité était compromise. Je préfère travailler avec des personnes qui partagent mes valeurs, qui sont vraies et authentiques.

Le chemin vers la durabilité professionnelle implique parfois de refuser des opportunités pour attendre celles qui résonnent vraiment avec qui nous sommes. C’est une démarche audacieuse qui nous guide vers des partenariats sincères et des bases solides pour l’avenir. Choisir la qualité, c’est choisir l’intégrité, la confiance et la croissance authentique. 

Pour ma part, je suis déterminée à continuer à évoluer dans cette direction, convaincue que c’est la voie vers un succès durable et épanouissant.

À bientôt.

Christine