Pourquoi et Comment Mettre en Place des Processus pour Booster ta Productivité?

Selon une étude récente, 40 % des heures de travail des entrepreneurs indépendants sont consacrées à des tâches administratives et non productives.

Imagine ce que tu pourrais accomplir si tu pouvais réinvestir ce temps dans des activités à plus haute valeur ajoutée !

Dans son livre « La semaine de 4 heures », Tim Ferriss expose sa vision de l’automatisation.

En automatisant et en déléguant de manière intelligente, il a réussi à transformer une entreprise qui drainait son énergie en une machine autonome. 

Ou encore, je peux te citer le cas d’Elon Musk qui, avec SpaceX, a rationalisé le processus de lancement de fusées, permettant d’effectuer des missions spatiales à une fraction du coût traditionnel.

Dans le monde ultra-concurrentiel de l’entrepreneuriat en solo, chaque minute compte. Si tu te sens submergé par des tâches qui t’éloignent de tes objectifs principaux, il est peut-être temps de changer de cap.

La réponse à cette énigme n’est pas une baguette magique, mais quelque chose de beaucoup plus concret et réalisable : des processus efficaces.

Alors, comment pouvons-nous suivre les traces de ces innovateurs et créer un écosystème entrepreneurial qui fonctionne comme une horloge suisse ? 

Cet article est une sorte de guide pratique pour comprendre pourquoi et comment mettre en place des processus qui feront passer ta productivité au niveau supérieur.

Donc, si l’idée de récupérer des heures précieuses tout en atteignant tes objectifs plus rapidement te titille, ne touche à rien, tu es au bon endroit.

Pourquoi mettre en place des processus?

Standardise les tâches qui peuvent l’être :

Tu dois gérer plusieurs aspects de ton entreprise? Avoir des processus standardisés pour chaque tâche te permet d’être plus efficace et de réduire les erreurs ainsi que les temps d’accomplissement. 

Tu peux par exemple préparer des Template à l’avance pour tes posts sur les réseaux sociaux, utiliser des logiciels de programmation des publications ou encore préparer une bannière automatique de signature d’e-mail.

Concentre-toi sur l’essentiel :

Définis chaque mois un à trois gros objectifs maximum et chaque semaine des petits objectifs permettant d’atteindre celui visé.

Les processus bien définis te permettent de libérer du temps mental, le fait de noter les idées sur le papier, dans ton ordinateur ou ton téléphone, libèreront de l’espace dans le disque dur qui te sert de cerveau.

Il n’est pas nécessaire de réinventer la roue chaque fois, tu peux te concentrer sur des tâches qui apportent une véritable valeur ajoutée à ton entreprise en utilisant le principe de Pareto. 

Effectuer les 20% de tâches qui rapportent 80% de résultats. 

Je t’assure qu’une fois ces 20% trouvés, tu verras vraiment une différence dans ton business.

Encore faut-il trouver ce fameux pourcentage magique, me diras-tu, c’est que je vais t’aider à définir grâce à la suite de cet article.

Gestion du temps et des priorités :

En tant chef d’entreprise, ton temps est ton bien le plus précieux mais malheureusement il n’est pas étirable. Nous avons tous 24h dans notre journée et je te conseille de prévoir un bon temps de sommeil dans celle-ci, sous peine de finir en burn-out, ce n’est pas le but recherché.

En définissant des processus clairs qui t’aident à allouer ton temps judicieusement, en t’assurant que les priorités ne sont pas négligées, c’est un premier pas vers la gestion optimale de ton entreprise.

Dans un premier temps, je te conseille de chronométrer certaines de tes tâches (ou toutes), pour te rendre vraiment compte du temps passé sur celles-ci. Tu peux utiliser ton minuteur de téléphone ou un outil en ligne très complet : Toggl Track.

Ensuite, j’aime beaucoup utiliser la matrice d’Eisenhower pour permettre de classer les tâches selon l’importance, l’urgence, le fait qu’elles soient planifiables ou non et les tâches juste chronophages et délégables. 

Cela donne un bon aperçu de ce qui peut être laissé de côté et ce qui est absolument prioritaire.

Scalabilité de l’entreprise :

Si tu as des ambitions de croissance, même modestes, des processus bien rodés permettent de pouvoir suivre l’augmentation des ventes, de tes clients ou de ton activité sans avoir besoin de repartir de zéro et de tout repenser de A à Z.

Pour chaque processus ou tâches je t’invite à te poser la question: peut-on réaliser cette action de façon automatique? sans mon intervention? Peut-elle être effectué par n’importe quelle personne en cas de délégation?

Si la réponse est oui, cela vaut vraiment le coup de créer un document en définissant la tâche, la manière de l’accomplir, les moyens à utiliser pour la faire…Toutes les informations importantes à connaitre pour faciliter les travail des tes futurs collaborateurs.

Ces documents te permettront une transition plus fluide si tu décides de déléguer certaines tâches ou d’embaucher de l’aide.

Suivi et ajustements :

C’est la dernière étape qui permettra de vérifier la compréhension de tes process par des tierces personnes.

D’ailleurs je t’invite à faire lire et relire tes processus par ton entourage et demander ce que ces personnes ont compris de ce processus. Ainsi tu amélioreras la clarté de l’information en ajustant le langage ou les détails.

Un autre avantage des processus est qu’ils sont mesurables. Tu pourras évaluer quelles méthodes fonctionnent et lesquelles ont besoin d’être améliorées, et ajuster en conséquence.

Comment mettre en place des processus sous forme de schéma?

Je vais pour cela prendre un exemple concret et nous allons le faire ensemble.

Identifie tes tâches récurrentes :

La première étape consiste à identifier les tâches que tu fais régulièrement. Cela peut aller de la gestion de la comptabilité à la publication de contenu sur les réseaux sociaux. 

En tant qu’assistante administrative, j’ai envie de t’aider à établir un process pour ta facturation client mensuelle.

Documente les étapes actuelles :

Pour chaque tâche récurrente, note les étapes que tu suis actuellement. Ne t’ inquiète pas si ce n’est pas parfait; l’idée est de commencer quelque part.

Pour la facturation les étapes sont:

• Ouvrir le logiciel ou ton document facture
• Renseigner les informations clients, nom, adresse, numéro SIRET (pour les clients récurrents pense à créer des templates préremplis)
• Décrire le détail des tâches, des produits ou services vendus ou effectués
• Le montant HT
• Le montant TTC avec la TVA si tu es assujetti à celle-ci
• Vérifier le total, le numéro de la facture
• Définir une date de paiement claire et précise
• Imprimer au format PDF
• Envoyer la facture ou programmer l’envoi par mail
• Programmer un rappel pour vérifier le paiement ou non paiement de la facture

Analyse et optimise :

Une fois que tu as une liste d’étapes, analyse-les pour voir où tu peux gagner en efficacité. 

Y a-t-il des étapes redondantes? Des outils qui pourraient automatiser certaines parties du processus?

Dans le cas précédent, il est surtout important d’anticiper le plus d’informations possible pour avoir le minimum à changer au moment de la facturation.

Crée un guide ou un manuel :

Met ces étapes optimisées dans un guide ou un manuel. Il s’agira de ton « livre de recettes » pour chaque processus, que tu pourras suivre chaque fois que tu effectueras cette tâche.

Pour cette partie, je te conseille un template Canva par exemple, que tu pourras dupliquer à l’infini et qui peut donner quelque chose dans ce style:

Teste et ajuste :

Met ton nouveau processus à l’épreuve. Sois attentif à ce qui fonctionne bien et à ce qui nécessite des ajustements. 

Ce n’est pas une science exacte et il faudra probablement quelques cycles pour le perfectionner.

Automatise et délègue :

Avec des processus en place, il devient beaucoup plus facile d’automatiser des tâches à l’aide d’outils numériques. 

Et si tu as l’intention de déléguer des tâches à l’avenir, ces processus seront ton meilleur ami pour assurer une transition en douceur.

Revoie et met à jour régulièrement :

Les besoins de ton entreprise évoluent, tout comme les outils et les technologies que tu utilises. Prends le temps de revoir tes processus régulièrement pour t’assurer qu’ils restent à jour et efficaces.

En suivant ces étapes, tu ne transformeras pas seulement ton quotidien en tant que solopreneur. Tu pourras bâtir également des fondations solides qui te permettra, le moment venu, de grandir et d’évoluer avec aisance et efficacité. 

Ce n’est pas juste une question de travailler plus intelligemment; c’est une stratégie pour une croissance durable et un succès à long terme.

Si tu souhaites être accompagné sur le sujet, prend contact avec moi via ma page de contact ou sur Instagram, je me ferai un plaisir de définir avec toi dans quelles mesures je peux t’aider à évoluer.

À très vite.

Christine